INSTITUTO TECNOLÓGICO DE CHIHUAHUA II

INVESTIGACIÓN DE OPERACIONES 

UNIDAD 4

TEORÍA DE INVENTARIOS 

Docente:Rosario Domínguez  Quezada

Carrera: Ingeniería Informática 

Presenta: 

Yaritza Rivera Galaviz 

No. control 13550641 

4.1 NATURALEZA E IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOS 

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tienen las empresas para comerciar, permitiendo la compra y venta o la fabricación antes de su venta, en un periodo económico determinado. Los inventarios forman parte del grupo de activos circulantes de toda organización.

Adicionalmente, el inventario es uno de los activos más grandes existentes en una empresa, y aparece reflejado tanto en el balance general como en el estado de resultados: En el Balance General, el inventario a menudo es el activo corriente más grande. En el estado de resultados, el inventario final se resta del costo de las mercancías disponibles para la venta, determinándose el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases.

La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo tanto físico como contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo de su actividad, un estado confiable de la situación económica de la empresa.

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda.

Dada la importancia de los inventarios en el éxito económico de las empresas, es indispensable conocer de forma amplia aspectos relacionados con su administración, métodos de costeo y control, aspectos éstos que se esbozarán en la presente investigación.

Ejemplos de Inventarios

Inventario de una zapatería

Inventario de una Farmacia

CONCLUSIÓN  

El Inventario es una herramienta sumamente útil, que permite llevar el control de las mercancías que se están comercializado, así también se está al tanto de las mercancías que entran así como de las que salen, gracias a ellos existe una mejor administración dentro de las empresas, en mi opinión considero que el inventario no es una opción sino una necesidad de la empresas sin importar si es grande o pequeña. Los inventarios permiten ver información relevante así como lo es la materia prima, los productos en proceso, los productos terminados, las mercancías que están listas para la venta, entre otras cosas.

Es base fundamental ya que en una empresa comercial todo es compra y venta de bienes o servicios. Su función principal es llevar un control oportuno, y respuestas confiables respecto a lo económico en la empresa, es una función necesaria dentro de cualquier empresa.

4.2 FUNCIONES DEL INVENTARIO

1- Eliminación de irregularidades en la oferta.

Con el inventario eliminamos la posibilidad de alguna irregularidad en caso de que estemos ofertando lo que no tenemos o este agotado, o no tener la cantidad ni el producto para proponerlo en el mercado.

2- Compra o producción en lotes o tandas.

Tendremos en cuenta la cantidad a comprar de productos o de materia prima dependiendo de lo necesitado por la información suministrada por el inventario.

3- Permitir a la organización manejar materiales perecederos.

Esta función nos permite identificar materias primas perecederas que duren y nos generen futuras perdidas por el no movimiento del producto y tener en cuenta el flujo de estos materiales.

4- Almacenamiento de mano de obra.

Tener en cuenta de la cantidad que se está produciendo o se va a producir para cómo y dónde se va almacenar para su futura venta.

Ejemplos

• Una de las funciones serie cuando surten en alguna tienda de abarrotes, ahí se hace chequeo constante  de los productos, para re abastecer antes de que se terminen los productos.

• Hablando de las tiendas de abarrotes otra función es para saber qué cantidad de productos pedir, ya que existen productos que se echan a perder en un lapso de tiempo, entonces si se pide demás y no se venden esto genera pérdidas, además de que permite ver cuánto tiempo tiene un producto sin salir y de esta manera procurar sacarlo lo antes posible.

CONCLUSIÓN  

Las funciones de los inventarios son muy importante ya que a partir de estas podemos determinar varias factores, como el estar al pendiente de los materias que han salido, los que entran , las pérdidas que surgieron y porque se produjeron dichas perdidas.

Respecto a las compras pues ayuda comprar lo justo, es decir que no sobre, ni que falte nada.

Nos ayuda a saber que material es el que tiene más tiempo parado, para de ser posible sacarlo y que no se generen perdidas.

Permite identificar que material se va a producir y así saber si habrá donde almacenarlo y cuidar de el mismo para poder venderlo en algún momento. 

4.3 OBJETIVOS DEL CONTROL DE INVENTARIOS

Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos perdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente.
Es muy importante conocer la trascendencia de la gestión de almacenes en cualquier empresa y más concretamente, la realización de inventarios periódicos. De su adecuada realización depende, en gran medida, la correcta gestión de toda empresa.  

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.

2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.

3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño o descomposición

4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que tiene acceso a los registros contables, mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.

5. Comprar el inventario en cantidades económicas.

6. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.

7. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

Ejemplos 

• En Honeywell uno de los objetivos del inventario es que se utiliza para pedir material a los proveedores; que la mayoría de estos se encuentran en el paso y es por eso que es importante estar realizando los conteos físicos ya que el  material se tiene que pedir antes de que se termine, y con tiempo para que nunca se paren las líneas ya que esto significa perdidas de dinero. 

•  En Honeywell , se le debe dar prioridad al material que tiene más tiempo en almacén,  aquí lo marcan por fechas por ejemplo; se saca el material que ya tiene más tiempo; es decir que si el material ya tiene un mes en almacén y llega nuevo material del mismo se saca el que tiene más tiempo guardado para que lo utilicen en las líneas de trabajo y no se dañe por tener tanto tiempo parado.

CONCLUSIÓN  

El objetivo principal de los inventarios, es llevar el control de cada material, para tenerlo a tiempo, tener lo suficiente, todo esto para evitar pérdidas de dinero. Logrando así satisfacer necesidades de quien solicite de un producto o servicio, logrando así no perder clientes al cumplir con los objetivos.

Es importante realizar los inventarios regularmente, los que marcan los tiempos para realizar los inventarios son las mismas empresas, además de marcar los tiempos también son los responsables proteger sus inventarios.

Entre los objetivos más comunes, es realizar el conteo físico, el mantenimiento que se da a los materiales antiguos o a los nuevos, proteger lo que este almacenado ya sea de los robos o por daños, además de tener el control de quienes son los que manejaran el inventario para evitar alteraciones, buscar los productos más económicos, verificar que siempre se tenga el material suficiente en cuanto se requiera, y estar al pendiente de que el material no se quede parado por largos periodos de tiempo.

4.4 REQUERIMIENTOS DE UNA ADMINISTRACIÓN EFECTIVA DE INVENTARIOS

Se entiende por Administración efectiva de Inventarios, todo lo relativo al control y manejo de las existencias de determinados bienes, en la cual se aplican métodos y estrategias que pueden hacer rentable. La Administración Efectiva de Inventarios y productivo la tenencia de estos bienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos de entradas y salidas de dichos productos.

En la Gestión de Inventarios están involucradas tres (3) actividades básicas a saber:

1.- Determinación de las existencias: La cual se refiere a todos los procesos necesarios para consolidar la información referente a las existencias físicas de los productos a controlar incluyendo los procesos de:

ü  Toma física de inventarios

ü  Auditoria de Existencias

ü  Evaluación a los procedimientos de recepción y ventas (entradas y salidas)

ü  Conteos cíclicos

2.- Análisis de inventarios: La cual está referida a todos los análisis estadísticos que se realicen para establecer si las existencias que fueron previamente determinadas son las que deberíamos tener en nuestra planta, es decir aplicar aquello de que "nada sobra y nada falta", pensando siempre en la rentabilidad que pueden producir estas existencias. Algunas metodologías aplicables para lograr este fin son:

ü  Formula de Wilson (máximos y mínimos)

ü  Just in Time (Justo a Tiempo)

3.- Control de producción: La cual se refiere a la evaluación de todos los procesos de manufactura realizados en el departamento a controlar, es decir donde hay transformación de materia prima en productos terminados para su comercialización, los métodos mas utilizados para lograr este fin son:

ü   MPS (plan maestro de producción)
 üMRP II (planeación de recursos de manufactura)

Ejemplos 

•     En Honeywell el inventario se hace de dos maneras; uno es cada año y el otro es a diario,el que se hace por  año es  para ver si hubo pérdidas o ganancias, por lo general lo que sale en físico, no con cuerda con lo lógico, esto sucede ya que en ocasiones el material viene dañado y no sirve, otra razón depende del componente es decir, si es un material pequeño por lo general se pierde con mas frecuencia, por decir si se cae muchas veces ya no se encuentra por lo pequeño que esta.

•     Y el inventario de diario, es solo para ciertos materiales, aquí el material que se queda se pasa a recibos es decir el almacén y se ubica en los racks. El inventario se realiza tanto físicamente como por sistema esto para llevar un control. 

CONCLUSIÓN  

   Este tema se refiere especialmente al manejo de las existencias de los bienes, donde menciona que para tener una buena administración es necesario utiliza técnicas o estrategias para lograr dicha administración. Lo que hacen estas técnicas es evaluar de manera efectiva los inventarios y las producciones, las entradas y salidas, permitiendo arrojar resultados más exactos.

     Dentro de los requisitos hay que darle mayor importancia al conteo físico y al conteo cíclico o periódico, luego viene la parte de los análisis estadísticos que son los que permiten saber si lo que está registrado en el sistema es lo que se tiene físicamente, para ver que no falta nada y que no se tengan cosas demás.

    Dentro de una buena administración es necesario saber que se está produciendo, que ya está terminado y listo para la venta.

4.5 SISTEMAS DE CONTEO DE INVENTARIO

Mantener un inventario (existencia de bienes) para su venta o uso futuro es una práctica común en el mundo de los negocios. Las empresas de venta al menudeo, los mayoristas, los fabricantes y aún los bancos de sangre por lo general almacenan bienes o artículos.

¿Cómo decide una instalación de este tipo sobre su "política de inventarios", es decir, cuándo y cómo se re abastece? En una empresa pequeña, el administrador puede llevar un recuento de su inventario y tomar estas decisiones.

Sin embargo, como esto puede no ser factible incluso en empresas pequeñas, muchas compañías han ahorrado grandes sumas de dinero al aplicar la "administración científica del inventario".

Tipos de sistemas de inventarios

·    Físico: Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o confirmación de la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una estadística física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales.

·   Lógico: Sistema de información del registro de la existencia del inventario físico. Registra todas las entradas y salidas por medio de la utilización del Kardex.

·  Exactitud de inventarios: La exactitud de inventario se determina midiendo el costo de las referencias que en promedio presentan irregularidades con respecto al inventario lógico valorizado cuando se realiza el inventario físico. 

Ejemplos

• En Honewell, cuando se recibe el material, se les dan una hoja con el número que se les esta entregado y luego los empleados lo cuentan físicamente y luego pasan los datos al sistema SAP.

•  En el SAP se hacen conteos de los materiales, este es muy útil, ya que aveces lo que esta marcando en el sistema no es igual a lo que esta físicamente en la empresa ,es decir muchas veces los termostatos que fabrican necesitan 3 piezas iguales y se colocan al termostato, pero en el sistemas solo se va descontando una pieza por termostato esto viene siendo error de ingeniería y al faltar material se puede parar una línea o el área y es perdida para la empresa y para esto se tiene que hacer un análisis por medio del SAP para ver paso con ese material que físicamente no esta. 

CONCLUSIÓN  

El sistema de conteo de inventario se utiliza para reportar la existencia de los bienes dentro de algún negocio comercial ya que todos manejan artículos o material. Aquí se está al pendiente de cada material que se termina, pero se revisa constantemente para que antes de que se termine saber en qué momento será necesario re abastecer el almacén,  gracias a este sistema tan controlado se ahorrar mucho dinero, gracias a el control que se lleva.

El sistema maneja el conteo físico, aquí es donde se verifica contando físicamente cada artículo, así logrando la confirmación de la existencia de los materias que se tiene dentro del negocio, esto se demuestra comparándolo con los datos que se muestran en los Kardex.

El conteo lógico es donde se plasman los resultados del conteo físico, como lo es en el kardex. Aquí se registra cada entrada y cada salida. 

4.5.1 SISTEMAS DE INVENTARIO PERIÓDICOS

Sistema de inventarios Periódico es un método que la empresa utiliza para mantener el control de la mercancía, realizado bajo una metodología periódica. 

Dicho sistema de inventarios es aquel que requiere el conteo físico de la mercancía cada determinado tiempo del año, como trimestral o anualmente, dependiendo de la empresa, lo que se define como inventario final periódico, y con base a esa información del inventario final físico se procede a realizar el juego de inventarios, que se puede establecer como un proceso para determinar el costo de ventas que asumió la empresa durante un lapso de tiempo.

El juego de inventarios consiste en tomar el valor del inventario inicial y adicionarle las compras realizadas durante el periodo y por último se le resta el valor del inventario final y el monto resultante de ésta operación es lo correspondiente al costo de ventas del periodo. Como lo ilustra la siguiente imagen:

Ejemplos

•  Una empresa compra una computadora en $3.000.000 y lo vende en $3.500.000. La venta obviamente es de 3.5000.000 y el costo de venta los 3.000.000 que lo costó la computadora. 

• Los 7.000.000 son las mercancías que se vendieron en el periodo. Es decir que las mercancías que se vendieron en el periodo costaron 7.000.000.

CONCLUSIÓN  

El sistema de inventario periódico, es una técnica que lleva el control de la mercancía bajo un procedimiento periódico, se realiza mediante un conteo físico en algún momento establecido por la misma empresa puede ser por año, mensual, semanal, ya depende de los criterios. En este sistema la técnica que se utiliza es llamada juego de inventarios, esta lo que hace es determinar costos de ventas en determinado tiempo, esta técnica está basada en una formula, donde intervienen las compras del periodo, y el inventario final para así arrojar el costo de la mercancía que es lo que se está buscando.

4.5.2 SISTEMA DE INVENTARIOS PERPETUOS

En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. EL negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario.

El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. 

Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.

En el vídeo se mencionan ventajas, desventajas, y las cuentas.

Ejemplos 

En este vídeo se muestra un  ejemplo de un inventario perpetuo a partir del minuto 2:35.

En este videoturorial se explica cómo se registran las operaciones de mercancía utilizando el procedimiento de inventarios perpetuos. 

CONCLUSIÓN  

El sistema de inventario perpetuo, es un sistema que se concentra en mantener los registros al corriente en los kardex, su función primordial es poder mostrar todo los bienes disponibles en cualquier momento, además de que es posible mostrar los estados financieros, ya que como todo se registra en el kardex continuamente es muy fácil realizar las cuentas y entregar los resultados financieros. Pero para que todo se muestra correctamente no debemos dejar pasar ningún movimiento que se realice para que los resultados sean los correctos y no solo ofrecen los resultados del dinero, sino de las mercancía; con lo que se cuenta actualmente y gracias a ellos podemos detectar movimientos inusuales como robos, perdidas, y no es necesario detener el negocio para realizar el inventario.

4.6 COSTOS DE INVENTARIO

El costo de mantener un cierto número de unidades en inventario puede ser importante para una empresa.

El objetivo de la Teoría de Inventarios es establecer técnicas para minimizar los costos asociados a un esquema de inventario para satisfacer una demanda.

Los costos más frecuentes asociados un inventario son los siguientes:

Costo de ordenar o de producción

Muchos gastos asociados a efectuar una orden por cierto producto, o bien a producirlo internamente no necesariamente dependen del tamaño de la orden o del tamaño de la partida producida.

 Costos de mantenimiento

Esta amplia categoría incluye los costos de las instalaciones de almacenamiento, transporte, seguros, desperdicios, y daños, obsolescencia, depreciación, impuestos el costo de oportunidad del capital.

 Costos de configuración(o cambio de producción)

 La fabricación de cada producto comprende la obtención del material necesario, el arreglo de las configuraciones especificas en el equipo, el llenado del papeleo requerido, el cobro apropiado del tiempo y el material y la salida de las existencias anteriores.

Costos de pedidos. Estos costos se refieren a los administrativos y de oficina por preparar la orden de compra o producción.

Costos de faltantes. Cuando las existencias de una pieza se agotan, el pedido debe esperar hasta que las existencias se vuelvan a surtir o bien es necesario cancelarlo

Ejemplos 

En esta imagen se muestra el costo de pedido, el costo de mantenimiento, en el mantenimiento incluye lo que es el almacenamiento y los costes del transporte.

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En esta imagen se muestra el como sacar los costos de inventario.

CONCLUSIÓN  

Los costos de inventarios, lo que intentan hacer es reducir los gastos lo más que se pueda, entre los gastos de inventario más comunes se encuentra lo que es el costo por pedidos o ya sé que el negocio produzca entonces serian costos por producción, aquí influye donde se va a almacenar el material que se compra o bien que se produzca, al igual que el mantenimiento de los mismos.

También intervienen otros factores en caso de que el negocio produzca, pues sería el costo de los materiales, la mano de obra, la maquinaria, los costos de envió. 

4.6.1 COSTOS DE MANTENIMIENTO

Los costos de mantenimiento de la inversión en inventarios se clasifican en tres grandes grupos:

•        Costo de adquisición o compra.
•         Costo de renovación o de pedido.
•    Costo de posesión del inventario.

·  Costo de Adquisición o Compra.

Este costo está dado por el resultado obtenido de multiplicar la cantidad de unidades compradas por su precio unitario. Cuando un artículo es fabricado total o parcialmente por la propia empresa, la determinación de su costo ya no resulta tan simple, es preciso entonces hacer uso de métodos o criterios contables para la determinación del costo.

·         Costo de Renovación o de Pedido.

Cada lote o pedido que se ordena a un determinado proveedor origina gastos, ya sean de tramitación, preparación de la orden de compra, transporte, recepción descarga, etc. Buena parte de estos costos son fijos, por lo cual al aumentar el volumen del pedido se reduce el costo unitario por este concepto.

·         Costo de Posesión del Inventario.

La posesión del inventario origina una serie de gastos, algunos de ellos aparentemente poco significativos, quizá debido a ello, el costo de posesión del inventario haya sido siempre no muy conocido y a veces hasta olvidado por los analistas. 

Entre los conceptos de costo que son motivados por la posesión del inventario se citan los siguientes:

ü  Alquiler de las bodegas: Todo inventario necesita un lugar a­decuado para protegerlo y guardarlo. Si la bodega es alquilada, el costo por este concepto debe aplicársele al inventario correspondiente.

ü  Costo de Almacenamiento: Cuando se reciben los artículos en las bodegas deben ordenarse y almacenarse adecuadamente. Algunas ve­ces hasta se hace necesario utilizar equipo especial como montacargas o grúas para movilizarlos y colocarlos en un lugar apropiado.

ü  Costo de Conservación del Inventario: Existen productos que necesitan cuidados especiales para que no se deterioren mientras se en­cuentren en las bodegas, como por ejemplo: refrigeración, calor, engra­sado, lubricación, etc.

ü  Control de Bodegas: Debido al movimiento de entradas y salidas constantes se hace necesario disponer da un buen sistema de control contable con el propósito de mantener los registres actualizados.

ü  Obsolescencia: Este costo es difícil de estimar con precisión, reviste gran importancia cuando se trata de artículos que pasan de moda con mucha facilidad. La competencia y el desarrollo tecnológico hacen que frecuentemente aparezcan en el mercado productos nuevos con ventajas adicionales en relación a los existentes en el mercado. Esto origina una devaluación por obsolescencia en cierto tipo de inventario

.

ü  Seguros: Es necesario proteger los inventarios por daños que puedan sufrir a consecuencia de incendios, robos o cualquier otro accidente, debido a lo cual, hay que pagar primas de seguros de acuerdo al valor asegurado de las existencias.

ü  Inmovilización financiera: Los fondos que se usan para financiar la inversión en inventarios tienen un costo para la empresa. Incluso, si se trata de fondos propios a la inmovilización financiera por este concepto hay que asignarle un costo - costo de oportunidad - ya que esos re cursos se podrían haber desplazado en otras inversiones que produzcan cierta rentabilidad con un menor riesgo, tales como - bonos, acciones u otros valores.

Ejemplos 

En el vídeo se habla sobre como reducir los costos de mantenimiento.

En el vídeo habla sobre porque y que beneficios tiene un costo de mantenimiento.

CONCLUSIÓN 

En los costos de mantenimiento, intervienen los costos de compra, aquí cuando el negocio produce productos se tiene que valorar ciertos criterios, ya que no es lo mismo solo comprar un producto que tener que producirlo, también está el costo por pedidos aquí influyen gastos de envío de transporte, descargas, también está el costo de posesión aquí interviene lo que es el costo de tener un almacén para guardar los bienes, y si la bodega no es propia genera más gastos, que si lo fuera, otro costo es de la maquinaria que se utiliza ya sea para acomodar los artículos; por ejemplo un montacargas, otro costo se refiere al cuidado de los bienes ya que algunos necesitan tratos especiales para conservarlos, otro gasto importante son los seguros, los que utilizamos para proteger los bienes en caso de algún percance improvisto.